5 Erros de Contabilidade que Colocam seu Pequeno Negócio em Risco

novembro 7, 2014

Erros de contabilidade podem impedir seu negócio pequeno de crescer além de colocá-lo em solo instável. Infelizmente, erros são muito comuns, especialmente para empresários novos.

Saiba quais são os maiores erros de novo empresários, de acordo com cinco experts em contabilidade. E veja também quais são as dicas para evitá-los.

1 – Não controlar suas contas à receber.

Receber por seu trabalho sempre é a parte excitante de conduzir um negócio. O que não é tão excitante, é não manter o controle dos recebimentos.

Quando você emite uma fatura, uma conta a receber é registrada – significando que o cliente deve dinheiro a você. Verificar sua lista de contas à receber você verá que o saldo do cliente. Assim que você receber o pagamento do cliente, a fatura deve ser marcada como recebida. Em prática, no entanto, é mais fácil falar do que fazer, e os pagamentos por partes do cliente podem postergar pelo fato de nunca ter horas suficientes em um dia.

No quesito impostos, você é deixado com um monte de depósitos de cliente em sua conta e um relatório de recebimento que não faz sentido. As consequências? Horas atualizando a lista de recebimentos, pagando mais do que você deve em impostos – e aplicar uma metodologia para os recebimento mensais, você pode economizar toneladas de recursos no longo prazo.

Quer escapar do trabalho manual de atualizar seus recebimentos? Considere usar uma combinação de sistema de contabilidade e recebimentos online, uma vez que isso automatizará o processo, te ajudando a receber mais rapidamente e dormir mais tranquilo durante a noite.

Por: Josh Zweig.

2 – Não manter os cupom fiscais de seus gastos.

Muitos empresários falham ao guardar cópias de cupons fiscais e recibos de gastos, o que pode resultar numa série de problemas com impostos, contabilidade e fluxo de caixa. Quantas vezes você olhou para aquela cobrança de R$100 sem saber do que se tratava? São suprimentos, refeições, equipamentos – ou uma conta pessoal que você acabou pagando com o cartão de crédito da companhia? Não ter um comprovante que possa te dar detalhes de seu gasto pode resultar em relatórios incorretos e uma cobrança alta se um dia você for auditado.

Como você pode resolver seu problema com os comprovantes? Guarde todos os comprovantes emitidos para o seu negócio. Esse processo pode parecer incômodo, então aqui vão algumas dicas para deixá-lo mais fácil: mantenha um envelope em sua bolsa/carro onde você pode colocar todos os comprovantes ao invés de coloca-los em seu bolso, bolsa, ou pior, lata de lixo. Um vez por semana/mês abra o envelope e passe por todos om cupons fiscais e guarde-os em sua pasta de contabilidade ou em arquivos digitais.

Ou melhor ainda, adicione essas despesas assim que possível. Existem alguns aplicativos que te ajudam a manter suas despesas em dia, procure!

Por: Iryna Stepanchuck.

3 – Não manter o registro dos gastos de dinheiro.

É crucial para empreendedores manter o registro de toda e qualquer movimentação de dinheiro quando se diz respeito à pequenos negócios, assim eles podem ser subtraídos de impostos e ajudam a manter um melhor senso de rentabilidade global ao longo do ano. Enquanto cartões de crédito, débito e cheques podem ser facilmente controlados, é fácil se perder nos gastos em dinheiro. Comumente, esse gastos não são registrados e depois esquecidos - fazendo com que o dono da companhia se perca nos rendimentos para o ano. Crie um método de controlar essas despesas. Peça por comprovantes e coloque-os no sistema assim que chegar ao escritório.

Por: Helena Swyter.

4 – Não contratar alguém especializado em taxas/impostos.

Donos de pequenas empresas geralmente tentam economizar dinheiro fazendo sua própria contabilidade. Na realidade, não contratar alguém especializado pode custar caro. Você pode deixar passar deduções para que se qualifica ou pagar menos do que você deve para o governo – o que pode levar a penalidades e outras taxas.

Gastar dinheiro para contratar um profissional significa que você terá pessoas que sabem do que estão falando e fazendo, e podem aplicar as táticas corretas para as situações financeiras que aparecem. Eles podem te manter atualizado com as leis de taxas que mudam o tempo todo e te ajudar a planejar potenciais ataques do “leão”.

Pagar por um contador também pode ajudar a manter o custo da contabilidade no mínimo, uma vez que eles são preparados para o trabalho. Mais, ter um par extra de olhos na finança é sempre uma coisa boa. O sucesso do seu pequeno negócio depende da acuracidade e organização de suas finanças.

Por: Carrie Smith.

5 – Não estar em sintonia com seu contador.

Então você está sentado com seu contador, em um escritório chique, escutando isso: “Seu EBITDA está forte, maior do que ano passado”. Você se ajeita na cadeira. Você consente. Ele continua: “Adicione o D&A e, então, sua base continuará forte. E aqui está o passo final, graças ao prejuízo, a responsabilidade fiscal é nula”.

É a ruína dos pequenos empresários. Não tanto a parte de encontrar com um profissional que ama jargões e palavras difíceis. Este não é o problema! O problema, na verdade, é que muitos empresários tem vergonha de falar para os seus contadores que eles não falam Romulano.

Você é o dono de um negócio, não um contador. E não consta em lugar nenhum que você precisa estar atualizado nos últimos conceitos de contabilidade. Além do mais, chavões, jargões e termos sofisticados são o motivo de você pagar pelo trabalho dele. Traduzir os termos técnicos na sua linguagem deve ser parte do pacote.

Pense nisso, você preferiria escutar isso? “Usamos subsídio acelerado do custo de capital para trazer suas taxas fiscais a zero”. Ou isso? “Existe um programa temporário que nos deixa abater dos impostos todos os novos equipamentos que você compra. Então se você precisar comprar alguns equipamentos de T.I., compre agora para nós abatermos de alguns impostos”.

Finalizando, se você e seu contador falarem a mesma língua, ele fará parte de sua companhia. Ele estará olhando por sua companhia e te dando os conselhos necessários para o sucesso financeiro dela.

Por: Michael Di Lauro.

Traduzido de: FreshBooks

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